Kebanyakan pusat bermula dengan Excel, buku kehadiran dan beberapa kumpulan WhatsApp. Cara ini berjalan sehingga pelajar mencecah beberapa ratus orang, guru bertambah dan ibu bapa bertanya tentang yuran setiap hari.
Panduan ini menyenaraikan perkara yang perlu disemak sebelum memilih sistem, supaya rekod anda hanya perlu dipindahkan sekali.
Mulakan dengan cara pusat anda mengenakan yuran
Yuran ialah bahagian yang paling kerap menjadi masalah. Sebelum demo, tulis semua cara anda mengenakan yuran hari ini, kemudian minta pembekal tunjukkan invois untuk seorang pelajar sebenar anda.
- Yuran bulanan mengikut subjek atau kelas
- Pakej kelas, contohnya 10 kelas yang ditolak mengikut kehadiran
- Yuran pendaftaran, bahan dan peperiksaan
- Diskaun adik-beradik atau diskaun beberapa subjek
Jika jawapan untuk mana-mana perkara ini ialah "boleh diubah suai sendiri", anda mungkin masih perlu menyimpan hamparan berasingan.
Pastikan kehadiran dan yuran saling berkait
Jika ibu bapa membayar kelas lebih awal, setiap rekod kehadiran patut mengurangkan baki. Apabila kehadiran disimpan di satu tempat dan baki di tempat lain, kedua-duanya akan berbeza dan anda hanya tahu apabila ibu bapa mempertikaikan jumlahnya.
Tanya apa yang berlaku jika guru tersilap menanda pelajar, siapa boleh membetulkannya, dan sama ada perubahan itu direkodkan.
Tetapkan peraturan cuti dan kelas ganti dahulu
Berapa lama notis yang diperlukan? Adakah cuti lewat tetap dikenakan bayaran? Berapa kelas ganti dibenarkan, dan sebelum bila? Sistem yang baik membolehkan anda menetapkan peraturan ini sekali, bukan berbincang satu demi satu dalam sembang.
Jika peraturan ini belum ditetapkan, panduan kami tentang dasar cuti dan kelas ganti ada contoh yang boleh anda ubah suai.
Lihat bahagian ibu bapa, bukan bahagian pentadbir sahaja
Ibu bapa mahu melihat jadual, kerja rumah, invois dan baki kelas, membayar dalam talian dan memohon cuti. Jika mereka masih perlu menghantar mesej kepada anda untuk semua ini, sistem itu tidak banyak menjimatkan masa.
Semasa percubaan, pasang aplikasi ibu bapa pada telefon anda sendiri dan cuba setiap perkara ini.
Tanya tentang pembayaran di Malaysia
- Bolehkah ibu bapa membayar melalui FPX dan kad?
- Gerbang pembayaran mana yang digunakan, dan berapa caj setiap bayaran?
- Bolehkah kakitangan merekod bayaran tunai dan pindahan bank dalam senarai yang sama?
- Adakah resit dikeluarkan untuk setiap bayaran?
Pastikan data anda boleh dibawa keluar
Senarai pelajar ialah perniagaan anda. Pastikan ia boleh dieksport ke CSV atau Excel pada bila-bila masa, dan tanya apa yang berlaku kepada rekod anda jika anda berhenti menggunakan sistem itu.
Bandingkan harga mengikut cara anda akan membayar
Kebanyakan sistem mengenakan caj mengikut bilangan pelajar, ciri, atau kedua-duanya. Kira harga untuk saiz pusat anda hari ini dan saiz yang dijangka dalam dua tahun.
Tanya juga tentang yuran persediaan, caj setiap mesej dan caj gerbang pembayaran, yang mudah terlepas pandang pada halaman harga.
Buat percubaan sebenar dengan satu kelas
Demo menunjukkan apa yang sistem boleh buat. Percubaan menunjukkan sama ada pasukan anda benar-benar akan menggunakannya. Pilih satu kelas dan, dalam dua minggu:
- Sediakan kelas dengan pelajar dan jadual sebenar
- Minta guru menanda kehadiran setiap kelas selama seminggu
- Hantar satu invois sebenar dan rekod satu bayaran
- Minta dua atau tiga ibu bapa mencuba aplikasi dan beritahu bahagian yang mengelirukan
Di mana Communex sesuai
Communex dibina untuk pusat tuisyen, sekolah muzik dan sekolah seni di Malaysia. Kehadiran mengemas kini kredit kelas, peraturan cuti ditetapkan sekali untuk seluruh pusat, ibu bapa membayar melalui FPX atau kad dalam aplikasi, dan rekod pelajar boleh dieksport ke CSV.
Pelan bermula dari RM 99 sebulan untuk sehingga 50 pelajar, dan anda boleh memohon percubaan percuma 14 hari.
